Personalbedarfsermittlung - die Basis für Planung, Wirtschaftlichkeit und Fairness
Die Personalbedarfsermittlung liefert die Grundlage für eine verlässliche und faire Personalplanung.
Mit REFA-Methoden erfassen und bewerten wir die tatsächlichen Arbeitszeiten, Aufgaben und Auslastungen.
So erkennen Unternehmen, wie viele Mitarbeitende sie wirklich benötigen, um Prozesse effizient, gerecht und kostenbewusst zu gestalten – von der Fertigung bis zur Verwaltung.
Was ist Personalbedarfsermittlung?
Die Personalbedarfsermittlung ist ein methodisches Verfahren zur Bestimmung der benötigten Personalkapazität für bestimmte Aufgaben oder Prozesse.
Sie verbindet Zeitdaten (z. B. aus Zeitstudien oder Multimomentaufnahmen) mit organisatorischen und saisonalen Faktoren.
Das Ziel:
→ die richtige Anzahl Mitarbeitender,
→ zur richtigen Zeit,
→ am richtigen Ort,
→ mit der richtigen Qualifikation.
Typische Anwendungsfelder:
- Produktions- und Montagetätigkeiten
- Logistik und Lagerwesen
- Kundenservice und Verwaltung
- Pflege- und Dienstleistungsbereiche
Finden Sie heraus, ob Ihr Personal optimal eingesetzt ist – wir zeigen Ihnen, wo sich Kapazitäten und Prozesse verbessern lassen.
Vorteile der Personalbedarfsermittlung
klar definierter Personalbedarf
je Tätigkeit und Bedarf
Personaleinsatzplanung
Unterbesetzung
bei gleichbleibender Qualität
Ergebnisse aus der Praxis
Produktion & Montage
Ein Automobilzulieferer optimierte durch eine REFA-basierte Personalbedarfsermittlung die Schichtplanung. Ergebnis: 12 % geringere Personalkosten bei stabiler Ausbringung.
B. Schüchten, Produktionsleiter Automotive
Logistik & Dienstleistung
Durch die Analyse von Tätigkeitsanteilen in der Kommissionierung wurde die Personalbesetzung pro Schicht präzise angepasst – Überstunden sanken um 20 %.
L. Schmittmann, Logistikkoordinatorin
Verwaltung & Service
In einem Callcenter zeigte die Personalbedarfsermittlung deutliche Spitzenlasten auf. Nach Anpassung der Einsatzzeiten konnte die Servicequalität verbessert und Wartezeiten um 15 % reduziert werden.
T. Bachmann, Leiter Kundenservice
Jetzt kostenlose Beratung zur Personalbedarfsermittlung anfordern
Lassen Sie sich individuell beraten – wir zeigen Ihnen, wie Sie mit einer fundierten Personalbedarfsermittlung Effizienz, Fairness und Planungssicherheit verbinden.
Beratungsgespräch anfordernFAQ – Häufige Fragen zur Personalbedarfsermittlung
Was ist das Ziel der Personalbedarfsermittlung?
Die Ermittlung des optimalen Personaleinsatzes – weder Über- noch Unterbesetzung, sondern passgenaue Planung auf Basis realer Prozessdaten.
Wie wird der Personalbedarf berechnet?
Aus Zeitdaten (Vorgabezeiten, Tätigkeitsanteilen) und organisatorischen Faktoren (Schichten, Urlaubszeiten, Auslastung). Daraus ergibt sich die erforderliche Personalstärke pro Bereich.
Welche Methoden werden eingesetzt?
Zeitstudien nach REFA, Multimomentaufnahmen, Soll-Ist-Vergleiche und strukturierte Prozessanalysen.
Wie oft sollte der Personalbedarf überprüft werden?
Empfohlen wird eine jährliche Überprüfung – insbesondere bei Prozessänderungen, Wachstum oder Digitalisierungsschritten.
Welche Vorteile bietet die Methode gegenüber Schätzungen?
Objektive, datenbasierte Ergebnisse statt subjektiver Einschätzungen. Das schafft Transparenz, Vertrauen und nachvollziehbare Entscheidungen.
Was kostet eine Personalbedarfsermittlung?
Die Kosten hängen vom Umfang und der Unternehmensgröße ab. Nach einem kurzen Vorgespräch erstellen wir ein transparentes Angebot innerhalb von 48 Stunden.
Glossar Personalbedarfsermittlung
- Personalbedarf
- Die Anzahl der Mitarbeitenden, die zur Erfüllung der Aufgaben in einer bestimmten Zeit erforderlich sind.
- Kapazität
- Verfügbare Arbeitszeit eines Mitarbeitenden innerhalb eines Zeitraums (z. B. pro Schicht oder Woche).
- Vorgabezeit
- Ermittelte Sollzeit für eine Tätigkeit – Grundlage für die Berechnung des Personalbedarfs.
- Auslastung
- Verhältnis zwischen eingesetzter und verfügbarer Arbeitszeit – zeigt Über- oder Unterbesetzung.
- Soll-Ist-Vergleich
- Vergleich der geplanten (Soll-) und tatsächlichen (Ist-) Kapazitäten zur Ermittlung von Abweichungen.
- Personalplanung
- Prozess zur Ermittlung, Steuerung und Anpassung des Personalbedarfs an die Unternehmensziele.
- REFA-Methode
- Standardisierte Vorgehensweise zur Datenerhebung und Auswertung von Arbeits- und Prozesszeiten – Grundlage für objektive Personalbedarfsermittlung.
