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Fallbeispiel:
Reengineering eines internationalen Ersatzteilprozesses in der Maschinenbauindustrie

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Ausgangssituation

Ein international tätiger Maschinenbauer mit Produktionsstandorten in Deutschland, Tschechien und China stand vor der Herausforderung, seinen Ersatzteilprozess zu modernisieren und global zu harmonisieren.

Die Abläufe in den einzelnen Werken waren historisch gewachsen, stark unterschiedlich organisiert und kaum digital vernetzt. Dadurch entstanden:

  • lange Durchlaufzeiten bei Ersatzteilbestellungen,
  • hohe Lagerbestände durch mangelnde Transparenz,
  • häufige Doppelarbeiten in Verwaltung und Disposition,
  • sowie ungenaue Lieferinformationen für Kunden und Servicepartner.

Ziel der Beratung

  • Vereinheitlichung und Digitalisierung des Ersatzteilprozesses
  • Reduktion der Durchlaufzeiten und Lagerbestände
  • Verbesserung der Prozess- und Datenqualität
  • Aufbau eines internationalen Prozessstandards
  • Integration von Lean-Prinzipien und automatisierten Workflows

Projekt auf einen Blick

Projektart

Business Process Reengineering (BPR) – Ersatzteilmanagement

Projektzeitraum

10 Projektwochen

Beteiligte Berater

3 Berater

Vorgehensweise

  1. Analysephase:
    • Interviews mit Mitarbeitenden aus Service, Logistik, Einkauf und Vertrieb
    • Erfassung der Prozessketten über drei Standorte hinweg
    • Identifikation von Doppelarbeiten und Systembrüchen
  2. Designphase:
    • Modellierung des Soll-Prozesses (End-to-End)
    • Einführung klarer Verantwortlichkeiten (z. B. Prozess Owner, Local Process Manager)
    • Definition von KPIs (z. B. Durchlaufzeit, Bestandsumschlag, Liefertreue)
  3. Umsetzungsplanung:
    • Entwicklung eines Umsetzungsplans für IT, Organisation und Schulung
    • Definition von Pilotstandorten für die Einführung
    • Begleitung der Implementierung durch Workshops und Change Management
  4. Sicherungsphase:
    • Aufbau eines Monitorings zur Erfolgskontrolle
    • Regelmäßige Reviews zur Anpassung der Prozessparameter

Fachliche Umsetzung

Methodik: REFA-Methodenlehre, BPMN 2.0, Lean Management, Prozessdigitalisierung
Fokus: Ersatzteilbestellung, Disposition, Lagerlogistik, internationale Schnittstellen

Die REFA: Suisse Berater analysierten sämtliche Prozessschritte des Ersatzteilmanagements über drei Standorte hinweg.
Ziel war es, medienbruchfreie Abläufe zu schaffen und die Zusammenarbeit zwischen Produktion, Logistik und Service nachhaltig zu verbessern.

Schwerpunkte:

  • Aufnahme und Visualisierung des Ist-Prozesses (BPMN 2.0) in allen beteiligten Standorten
  • Ermittlung von Engpässen, redundanten Tätigkeiten und Informationslücken
  • Bewertung der Prozessqualität mit REFA-Kennzahlen
  • Entwicklung eines Soll-Prozesses mit digitaler Auftragssteuerung und automatisierten Workflows
  • Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen (RACI-Modell)
  • Erstellung einer Implementierungs-Roadmap mit Priorisierung nach Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit

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Erkenntnisse & Erzielte Ergebnisse

Zentrale Erkenntnisse

  • Der bestehende Ersatzteilprozess war stark personenabhängig und nicht durchgängig digitalisiert.
  • Informationsverluste zwischen Werken führten zu Fehlbeständen und Verzögerungen.
  • Unterschiedliche ERP-Systeme erschwerten einheitliche Steuerung und Reporting.

Ergebnisse:

  • Durchlaufzeitverkürzung um 45 % zwischen Bestellung und Versand
  • Lagerbestandsreduktion um 30 % durch bessere Prognosen und digitale Transparenz
  • Internationale Prozessharmonisierung: Einheitliche Workflows und Zuständigkeiten
  • Einsparpotenzial: ca. 680.000 € jährlich durch Prozessvereinheitlichung und Automatisierung
  • Erhöhte Kundenzufriedenheit durch präzisere Liefertermine und schnellere Reaktionszeiten

Fazit

Das Projekt zeigt eindrucksvoll, wie Business Process Reengineering als strategisches Instrument genutzt werden kann, um komplexe, internationale Abläufe neu zu strukturieren und nachhaltig zu verbessern.
Durch die Verbindung von REFA-Methodik, Lean Management und digitalen Prozesswerkzeugen (BPMN 2.0) wurde ein durchgängiger, schlanker und datengetriebener Ersatzteilprozess geschaffen.
Das Unternehmen verfügt heute über einheitliche Abläufe, messbare Kennzahlen und eine internationale Prozesslandschaft, die Wachstum und Skalierung unterstützt.

Empfehlungen

Für Unternehmen mit internationalen Strukturen empfiehlt REFA: Suisse:

  • Regelmäßige Überprüfung globaler Prozessketten auf Standardisierungspotenzial
  • Einführung digitaler Workflows zur Reduktion manueller Tätigkeiten
  • Nutzung von REFA-Methodik und BPMN 2.0 für eine saubere Prozessarchitektur
  • Aufbau internationaler Prozessverantwortlichkeiten
  • Kombination von Lean Management, Prozessdigitalisierung und Change Management
Wir beraten Sie gerne