Fallbeispiel: Prozessoptimierung

Ein deutsches Unternehmen in der Pharmaindustrie ist in den letzten Jahren stetig gewachsen und hat erfolgreich neue Produkte auf den Markt gebracht. Die Produktionskapazitäten wurden erweitert, aber das Unternehmen steht nun vor der Herausforderung, die Lieferfähigkeit zu gewährleisten und gleichzeitig die Kapitalbindung zu senken.

Branche: Pharma 

Projektzeitraum Nov. 2022 – Feb 2023
Deutschland, Baden-Württemberg
Beteiligte Berater: 3

Ausgangssituation: Ein deutsches Unternehmen in der Pharmaindustrie ist in den letzten Jahren stetig gewachsen und hat erfolgreich neue Produkte auf den Markt gebracht. Die Produktionskapazitäten wurden erweitert, aber das Unternehmen steht nun vor der Herausforderung, die Lieferfähigkeit zu gewährleisten und gleichzeitig die Kapitalbindung zu senken.

Ziel der REFA Beratung: Die REFA Beratung soll Potenziale in der Organisation und Steuerung des Unternehmens aufdecken und die Lager- und Auftragsfertigung optimieren, um die Lieferfähigkeit zu gewährleisten und die Kapitalbindung zu senken.

REFA Vorgehensweise: Die Prozessoptimierung erfolgt in drei Schritten. Im ersten Schritt wird der Auftragsdurchlauf im untersuchten Bereich analysiert, um Transparenz in den Prozessen und klare Zieldefinitionen zu schaffen. Dabei werden Auffälligkeiten und Schwachstellen erfasst und dokumentiert. Die Auswertung wird dem Auftraggeber als Bericht und interaktives HTML-Dokument übergeben, um den Informationsfluss transparent zu gestalten. Mitarbeiter werden in die Prozessaufnahme durch Interviews oder Workshops einbezogen, um die Schnittstellen zu berücksichtigen.

Abbildung 1: Dokumentationsbeispiel Prozesse

Ergebnis der Prozessanalyse:

• Dokumentierte Prozessabläufe mit Schwachstellen und Arbeitsschritten
• Aussage zu den Steuerungs- und Planungsmechanismen und ob diese den Anforderungen an eine moderne Organisation erfüllen.
• Liste mit Auffälligkeiten und möglichen Lösungsansätzen aus den Ablaufdarstellungen und den Beobachtungen an den Arbeitsplätzen vor Ort
• Potenziale in den Schnittstellen

Schritt 2:

(1) Beobachtungen vor Ort, Interviews, Datenauswertungen

Nach der ersten Workshop-Sitzung fand eine direkte Beobachtung der Arbeitsweise und der Arbeitsinhalte an den Arbeitsplätzen statt, um durch eine direkte Kommunikation mit den Mitarbeitern ein genaueres Verständnis der Abläufe zu erlangen. Im Rahmen dessen wurden auch die wesentlichen Anforderungen an Planungs- und Steuerungsaufgaben im ERP-System berücksichtigt. Die Betrachtung der Losgrößen diente als Bewertungsgrundlage für weitere Maßnahmen.

• SAP,
• Zeiten,
• Materialwirtschaft,
• Kapazitäts- und Terminplanung.

Ergebnis der Beobachtung der Prozesse:

• Thematische Liste mit Auffälligkeiten zur Abbildung der tatsächlichen Situation.
• Dokumentierte Vorgänge.
• Benennung des erkannten Potenzials.
• Lösungsvorschlag zur Potenzialfreisetzung.

Schritt 3:

(2) Prozessdatengewinnung und Beobachtung

Um ein umfassendes Bild der Produktionsprozesse mit allen planmäßigen und unplanmäßigen Zeitanteilen zu erhalten, war eine Prozessdatenerhebung und Beobachtung an repräsentativen Arbeitsplätzen notwendig. Das Hauptziel war es, potenzielle Verbesserungen der Fertigungs- und Montageprozesse zu identifizieren und zu bewerten. Zu diesem Zweck wurden die Prozessbeobachtungen über alle wichtigen Arbeitsplätze hinweg mindestens einen Tag pro Arbeitsplatz durchgeführt.

Die Erfassung der Ist-Prozesse erfolgte durch eine zeitliche Bewertung von Auffälligkeiten und Verbesserungspotenzialen. Die Ergebnisse wurden genutzt, um die Fertigungs- und Montageprozesse zu optimieren und zu verbessern. Die Prozessdatenerhebung war ein wichtiger Bestandteil der Analyse und half, ein besseres Verständnis der Abläufe zu erlangen.

Vorbereitung der Prozessdatengewinnung:

• Die zu erfassenden Zeiten bzw. die Ablaufarten für den Menschen und für die Betriebsmittel sind festzulegen.
• Die Studiengerüste für die Prozessdatenerfassung (Ablaufstudie) werden erarbeitet.
• Für die Datenerhebung werden die Ablaufabschnitte für die Bearbeitungsprozesse gebildet und die entsprechenden Ablaufarten zugeordnet.
• Aufgabe war es, den Anteil der unplanmäßigen, unproduktiven Zeiten zu erfassen und deren Ursachen zu ermitteln.

Ergebnis der Prozessdatengewinnung:

• Thematische Liste mit Auffälligkeiten zur Abbildung der tatsächlichen Situation.
• Ermittelte Zeitanteile für planmäßige und unplanmäßige Zeiten im Fertigungsprozess.
• Ursachen/ Gründe für Blind- und Fehlleistungen
• Bewertung des erkannten Potenzials
• Lösungsvorschlag zur Potenzialfreisetzung.

Ergebnis dieses Beratungsprojektes „Prozessoptimierung“

Einsparungsvolumina : 200.000 – 250.000 Euro pro Geschäftsjahr durch systematische Prozessoptimierung durch die IPIC AG.