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Fallbeispiel:
Einführung eines Qualitätsmanagementsystems – Strukturierter Aufbau und erfolgreiche Zertifizierung im Möbelbau

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Ausgangssituation

Ein führender Büromöbelhersteller mit rund 350 Mitarbeitenden wollte die Prozessqualität, Kundenzufriedenheit und interne Organisation nachhaltig verbessern.
Das Unternehmen hatte zwar gewachsene Abläufe und Dokumentationen, jedoch kein durchgängiges, zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem.

Ziel war der strukturierte Aufbau und die Einführung eines QM-Systems nach anerkannter Qualitätsnorm, um

  • Prozesse zu standardisieren,
  • Verantwortlichkeiten zu klären,
  • kontinuierliche Verbesserungen sicherzustellen und
  • eine Zertifizierung durch ein akkreditiertes Prüfunternehmen zu erreichen.

Ziel der Beratung

  • Aufbau eines strukturierten, zertifizierungsfähigen QM-Systems
  • Steigerung der Prozesssicherheit und Produktqualität
  • Etablierung einer Kultur kontinuierlicher Verbesserung (KVP)
  • Vorbereitung auf die Qualitätszertifizierung durch externe Auditoren

Projekt auf einen Blick

Projektart

Einführung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS)

Projektzeitraum

14 Projektmonate

Beteiligte Berater

1 Berater 

Vorgehensweise

  1. Ermittlung des IST-Zustands
  • Sammlung und Analyse aller vorhandenen Dokumente, Aufzeichnungen und Prozessbeschreibungen
  • Erfassung der Ausgangslage als Basis für Zielfestlegung und Planung
  1. Motivation und Sensibilisierung der Mitarbeitenden
  • Information und Einbindung durch Betriebsversammlungen, Aushänge, Mitarbeitermagazin und Gespräche
  • Aufbau von Akzeptanz und Eigenverantwortung im gesamten Unternehmen
  1. Vision, Strategie und Zielsystem
  • Entwicklung einer klaren Unternehmensvision mit messbaren Zielen
  • Einführung eines regelmäßigen Monitorings und Reviews
  1. Prozesslandkarte
  • Erstellung einer grafischen Darstellung der Unternehmensprozesse
  • Differenzierung in Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse
  • Darstellung der Wechselwirkungen zwischen Prozessen
  1. Prozessbeschreibungen
  • Detaillierte Dokumentation aller Abläufe mit Input, Prozessschritten, Verantwortlichkeiten, Dokumentation und Output
  • Analyse und Lösung von Schnittstellenproblemen
  1. Maßnahmen- und Verbesserungsplan
  • Erstellung eines strukturierten Maßnahmenplans mit Risikoanalyse
  • Festlegung von Verantwortlichkeiten, Terminen und Prioritäten
  • Über 140 Einzelmaßnahmen definiert und umgesetzt
  1. Durchführung interner Audits
  • Umsetzung eines Auditplans mit qualifizierten internen Auditoren
  • Regelmäßige Bewertung der Prozesse und QM-Dokumentation
  1. „Leben“ des QM-Systems
  • Implementierung des Systems im täglichen Betrieb
  • Nachweislich gelebte Prozesse durch Audits, Reviews und Zielüberprüfungen
  • Fokus auf Kundenzufriedenheit, Fehlerprävention und Innovationsförderung

Fachliche Umsetzung

Methodik: Systematischer QMS-Aufbau nach ISO-Standards inklusive Prozessaufnahme und Auditvorbereitung
Fokus: Aufbau klarer Prozesse, Sicherstellung der Normanforderungen und erfolgreiche Vorbereitung auf die Zertifizierung

Das Projekt wurde in acht klar definierten Schritten durchgeführt, um alle Unternehmensprozesse systematisch zu planen, umzusetzen und zu prüfen.

Im Mittelpunkt standen Transparenz, Mitarbeitereinbindung und kontinuierliche Verbesserung.

Schwerpunkte:

  • Aufnahme und Strukturierung aller relevanten Unternehmensprozesse als Basis für ein normkonformes Qualitätsmanagementsystem.
  • Erstellung und Vereinheitlichung der QM-Dokumentation, inklusive Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Formularen.
  • Definition von Verantwortlichkeiten und Qualitätsstandards zur Sicherstellung einer klaren und auditfähigen Organisation.
  • Einführung zentraler Qualitätskennzahlen und Kontrollmechanismen zur kontinuierlichen Prozessüberwachung.
  • Vorbereitung auf interne und externe Audits, inklusive Schulung der Mitarbeitenden und Durchführung von Pre-Audits.
  • Begleitung bis zur erfolgreichen Zertifizierung, inklusive Umsetzung notwendiger Maßnahmen aus Auditfeststellungen.

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Erkenntnisse & Erzielte Ergebnisse

Die strukturierte Vorgehensweise ermöglichte eine nachhaltige Etablierung eines funktionierenden QM-Systems und führte zu messbaren Erfolgen.

Zentrale Erkenntnisse

  • Erfolg hängt maßgeblich von der aktiven Mitarbeit und Kommunikation ab
  • Ein klar strukturierter Projektplan schafft Transparenz und Verbindlichkeit
  • Regelmäßige Audits fördern eine lebendige Verbesserungskultur

Ergebnisse:

  • Erfolgreiche Zertifizierung durch ein anerkanntes Zertifizierungsunternehmen
  • Umsetzung in 14 Monaten, über 250 Teammeetings und 19 interne Audits
  • 140 dokumentierte Verbesserungsmaßnahmen realisiert
  • Deutliche Qualitätssteigerung und höhere Kundenzufriedenheit
  • Nachhaltige Motivation der Mitarbeitenden durch Einbindung und Feedback

Fazit

Das Projekt zeigt, wie der strukturierte Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems Unternehmen nachhaltig stärkt.
Durch klare Prozesse, dokumentierte Verantwortlichkeiten und regelmäßige Audits wurde eine nachhaltige Qualitätskultur geschaffen.
Der Büromöbelhersteller profitiert heute von:

  • stabilen Prozessen,
  • klaren Abläufen,
  • und einer kontinuierlichen Verbesserungskultur, die Produktqualität und Kundenzufriedenheit langfristig sichern.

Empfehlungen

Für produzierende Unternehmen empfiehlt REFA: Suisse:

  • Aufbau eines prozessorientierten QM-Systems gemäß Qualitätsnorm
  • Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden in alle QM-Aktivitäten
  • Nutzung von internen Audits als Verbesserungsinstrument
  • Dokumentation aller Prozessschnittstellen zur Fehlervermeidung
  • Regelmäßige Zielüberprüfungen und Management-Reviews
Wir beraten Sie gerne