Ein etabliertes Unternehmen mit Sitz in Österreich stand vor der Herausforderung, seineadministrativen Prozesse effizienterzu gestalten. Hohe Bearbeitungszeiten, komplexe Abläufe und fehlende Transparenz führten zu unnötiger Belastung in der Verwaltung – insbesondere auf dermittleren Führungsebene.
Um die Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern, entschied sich das Unternehmen für die Einführung vonLean Administration. Als strukturierter Ansatz wurde dieDMAIC-Methodegewählt, um vorhandenePotenziale systematisch zu analysieren und zu heben.
Ziel war es,Effizienz, Transparenz und Kommunikationim administrativen Bereich nachhaltig zu verbessern.
Ziel der Beratung
Identifikation administrativer Potenziale durch strukturierte Potenzialanalyse
Effizienzsteigerung in der mittleren Führungsebene
Reduktion von Verschwendung und Doppelarbeit
Etablierung einer nachhaltigen Lean-Kultur in der Administration
Projekt auf einen Blick
Projektart
Potenzialanalyse und Lean-Optimierung im administrativen Bereich
Projektzeitraum
10 Projektwochen
Beteiligte Berater
2 Berater
Vorgehensweise
Define (Definieren):
Präzise Definition der Projektziele und Erwartungen
Erhebung von Prozessdaten zu Durchlaufzeiten, Arbeitsaufwand und Fehlerquoten
Identifikation von Engpässen in der Verwaltung
Analyse (Analysieren):
Ursachenanalyse ineffizienter Abläufe
Zusammenarbeit mit der mittleren Führungsebene zur Aufdeckung struktureller Schwachstellen
Improve (Verbessern):
Entwicklung und Umsetzung von Lean-Maßnahmen
Schulungen und Workshops zur Förderung des Lean-Gedankens
Control (Kontrollieren):
Einführung regelmäßiger Überprüfungen und Feedbackschleifen
Aufbau von Kennzahlensystemen zur Leistungskontrolle
Durch diesen strukturierten Ansatz konnten Prozesse verschlankt, Verantwortlichkeiten klarer definiert und Ressourcen effizienter genutzt werden.
Fachliche Umsetzung
Methodik: DMAIC-Ansatz (Define – Measure – Analyse – Improve – Control) im Rahmen der Lean Administration Fokus: Mittlere Führungsebene und administrative Kernprozesse
Die REFA: Suisse Berater begleiteten das Projekt von der Analyse bis zur Implementierung der Verbesserungen. Der DMAIC-Zyklus bildete die methodische Grundlage für alle Maßnahmen.
Die Kombination aus analytischer Präzision und praxisnaher Umsetzung ermöglichte eine gezielte Optimierung der administrativen Prozesse.
Schwerpunkte:
Analyse der administrativen Kernprozesse
Identifikation von Verschwendung und Ineffizienzen
Prozessmapping und Wertstromanalyse im Office-Umfeld
Erhebung und Auswertung relevanter Prozesskennzahlen
Ursachenanalyse (Ishikawa, 5-Why) bei Verzögerungen und Engpässen
Ableitung und Priorisierung von Lean-Maßnahmen
Umsetzung von Quick Wins und Sofortverbesserungen
Entwicklung nachhaltige Standards und Kontrollmechanismen
Die Einführung von Lean Administration mit dem DMAIC-Ansatz führte zu deutlichen Verbesserungen auf organisatorischer und kultureller Ebene.
Zentrale Erkenntnisse
Ineffiziente Schnittstellen und unklare Verantwortlichkeiten verursachten hohe Zeitverluste
Fehlende Prozessstandards behinderten die Transparenz
Die mittlere Führungsebene war ein entscheidender Hebel für nachhaltige Veränderungen
Ergebnisse:
Effizienzsteigerung: Deutlich verbesserte Abläufe und kürzere Bearbeitungszeiten
Reduzierung von Verschwendung: Beseitigung unnötiger Prozessschritte und Doppelarbeiten
Kulturwandel: Förderung von Eigenverantwortung, Agilität und kontinuierlicher Verbesserung
Verbesserte Kommunikation: Klare Informationsflüsse zwischen Abteilungen und Ebenen
Fazit
Das Projekt verdeutlichte, wie Lean Administration und der DMAIC-Ansatz in Kombination eine hohe Wirkung entfalten können. Durch die strukturierte Vorgehensweise wurden nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch Führungskräfte befähigt, aktiv zur Effizienzsteigerung beizutragen. Das Unternehmen profitiert seither von klaren Prozessen, reduzierten Bearbeitungszeiten und einer gestärkten Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.
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Durchführung einer strukturiertenPotenzialanalyseals Startpunkt
