Ein mittelständisches Fertigungsunternehmen mit rund 90 Mitarbeitenden stand vor der Herausforderung,seine Kosten- und Leistungsstrukturen transparenter zu gestalten. Obwohl das ERP-System zahlreiche Daten lieferte, fehlte eine klare Controllingstruktur, die Kennzahlen zielgerichtet verdichtet und für Entscheidungen nutzbar macht.
Probleme waren unter anderem:
Uneinheitliche Datenerfassung in den Abteilungen
Fehlende Kostenstellenlogik und unklare Verantwortlichkeiten
Keine regelmäßigen Soll-Ist-Vergleiche oder Frühwarnindikatoren
Ziel der Beratung
Einführung einer klaren Controllingstruktur mit übersichtlichen Kennzahlen
Aufbau einer einfachen, nachvollziehbaren Kostenstellenrechnung
Stärkung der Eigenverantwortung der Führungskräfte
Bereitstellung eines nutzerfreundlichen Reportings
Projekt auf einen Blick
Projektart
Entwicklung einer Controllingstruktur mit Kennzahlensystem
Projektzeitraum
4 Projektwochen
Beteiligte Berater
1 Berater
Vorgehensweise
Ist-Analyse:
Sichtung bestehender Finanzdaten und ERP-Auswertungen
Aufnahme der organisatorischen Verantwortlichkeiten
Strukturaufbau:
Definition einer schlanken Kostenstellenstruktur
Zuordnung von Kostenarten und Leistungsträgern
Kennzahlenkonzept:
Auswahl der wichtigsten Produktions- und Wirtschaftlichkeitskennzahlen
Ableitung von Steuerungsgrößen für Geschäftsführung und Abteilungsleiter
Reporting & Schulung:
Erstellung eines Excel-basierten Monatsreportings
Schulung der Führungskräfte in Auswertung und Interpretation
Einführung eines kurzen, monatlichen Controlling-Meetings
Fachliche Umsetzung
Methodik: Kosten- und Leistungsrechnung, Controllingkonzept, Prozessanalyse Fokus:Kostenstellenstruktur, Kennzahlen, Reporting
Der REFA: Suisse Berater begleitete das Unternehmen bei der schnellen und pragmatischen Einführung eines Controllingsystems, das sich an die bestehenden IT- und ERP-Strukturen anlehnt.
Schwerpunkte:
Aufnahme der Kostenstellen- und Kostenträgerstruktur
Analyse der Hauptkostenarten und Leistungsverrechnung
Definition von Kernkennzahlen (z. B. Produktivität, Ausschussquote, Maschinenlaufzeit, Gemeinkostenanteil)
Aufbau eines einfachen Monatsreportings mit Soll-Ist-Vergleich
Schulung der Abteilungsleiter im Umgang mit den Kennzahlen
Der Fokus lag bewusst auf Schnelligkeit, Übersichtlichkeit und Selbstanwendbarkeit – kein komplexes System, sondern ein umsetzbares Controlling-Framework.
Viele mittelständische Unternehmen verfügen über Daten, aber keine echte Entscheidungsgrundlage.
Ein klarer Controllingrahmen kann in wenigen Wochen etabliert werden – ohne zusätzliche Software.
Die Einbindung der Führungskräfte erhöht die Akzeptanz und Nutzung der Kennzahlen.
Ergebnisse:
Einführung einer funktionalen Controllingstruktur in nur 4 Wochen
Transparente Kostenstellen- und Leistungsübersicht
Erste monatliche Soll-Ist-Auswertung ab Projektwoche 4
Verbesserte Steuerungsfähigkeit für Geschäftsführung und Bereichsleiter
Kosteneinsparungen von rund 8 % durch gezielte Maßnahmen nach den ersten Auswertungen
Fazit
Das Projekt verdeutlicht, dassControlling nicht kompliziert sein muss, um Wirkung zu entfalten. Mit einer klaren Struktur, definierten Kennzahlen und praxisnahen Werkzeugen kann ein mittelständisches Unternehmeninnerhalb weniger Wochen Transparenz und Steuerungsfähigkeit gewinnen. Durch die Anwendung derREFA-Systematik für Kostenrechnung und Leistungsbewertungwurde ein belastbares Fundament geschaffen, das sich flexibel erweitern lässt.
Empfehlungen
Für mittelständische Unternehmen empfiehlt REFA: Suisse:
Einführung einer klaren Kostenstellenstruktur mit Verantwortlichkeiten
